Ouders/verzorgers automatisch uitnodigen

Het uitnodigen van de ouders/verzorgers kan een tijdrovende klus zijn. Gelukkig kun je dat proces automatiseren waardoor zij automatisch een uitnodiging in de mailbox ontvangen. Niet alleen gaandeweg het schooljaar heb je daar profijt van, maar ook juist tijdens de implementatie! Het enige wat je daarvoor nodig hebt:

• Een up-to-date leerling-administratiesysteem (aangaande leerlingen en e-mailadressen van ouders/verzorgers)
• Een koppeling met je leerling-administratiesysteem.
• Het correct opvolgen van de volgende stappen.

Stap 1 - Activeren en aanzetten van de koppeling

Eerst ga je de koppeling activeren en aanzetten. Daarvoor kun je de volgende handleidingen raadplegen:

• LAS-koppeling instellen voor ParnasSys.
• LAS-koppeling stellen voor ESIS. 

Stap 2 - Inregelen van de koppeling

Als je bovenstaande correct hebt opgevolgd, krijg je een pop-up in je scherm te zien waarmee je de instellingen van de koppeling kunt bepalen.

• Kruis het vakje aan voor "ouders/verzorgers uitnodigen".
• Tevens is het wijs om de synchronisatie-instellingen, initieel, op handmatig verwerken te zetten— daarmee voorkom je dat ze per abuis eerder uitgenodigd worden dan de bedoeling is.
  
  

Stap 3 - Verwerken van de koppeling op lanceerdatum

Iedere nacht synchroniseert de koppeling met je administratie-systeem. Omdat de koppeling op handmatig verwerken staat, ontvang je dagelijks een e-mail dat er een synchronisatie klaarstaat om te verwerken. Dit doe je op de dag dat je de app wilt lanceren. De ouders/verzorgers ontvangen namelijk, vrijwel direct, de welkomstmail nadat deze verwerking heeft plaatsgevonden.

Let op! Het automatisch uitnodigen werkt alleen mits de kinderen als "nieuwe leerlingen" worden aangemaakt in Social Schools. Het is dus niet de bedoeling dat de leerlingen al in de omgeving staan. Als je dit per ongeluk toch hebt gedaan, kun je het beste even een e-mail sturen naar support@socialschools.nl.

Stap 4 - Zet de koppeling op automatisch verwerken

Inmiddels staan de leerlingen in de omgeving en hebben de ouders een welkomstmail ontvangen. Je kunt nu met een gerust hart de koppeling-instellingen aanpassen en de verwerking op "automatisch" zetten.

Tip: Je kunt de voortgang van de ouders/verzorgers bijhouden via het onderdeel "Statistieken". Het advies is om hen minimaal één week de tijd te geven om een account aan te maken voordat je een reminder stuurt.