Over gedeelde inboxen voor gesprekken

Met gedeelde inboxen kun je een aantal gebruikers een inbox geven die ze samen beheren.
In dit artikel leggen we je uit hoe je gedeelde inboxen kunt activeren en hoe je ze kunt gebruiken.

1. De voordelen van gedeelde inboxen
2. Gedeelde inboxen voor klassen
3. Gedeelde inboxen voor rollen
4. Veelgestelde vragen over gedeelde inboxen

De voordelen van gedeelde inboxen

• Gedeelde inboxen zijn handig voor bijvoorbeeld de ouderraad, MR, of duo-leerkrachten die zo samen vanuit 1 inbox kunnen communiceren.
  • Ze kunnen samen concepten schrijven.
  • Alle berichten zijn netjes geordend in de inbox.
  • Voeg je een groepseigenaar toe aan een klas, dan heeft hij/zij meteen toegang tot de inbox en alle gesprekken.
    
    
    
• Gedeelde inboxen zijn handig voor ouders omdat ze een inbox eenvoudig kunnen selecteren wanneer ze een gesprek starten:
  

Gedeelde inboxen voor klassen

Wanneer je gedeelde inboxen inschakelt voor je klassen krijg iedere klas een inbox die te beheren is door de groepseigenaren van de klas. Alle ouders van de klas kunnen deze inbox vervolgens selecteren wanneer ze een gesprek starten. 

Gedeelde inboxen aanzetten voor je klassen

1. Ga naar "Beheer"
2. Kies "Groepen"
3. Kies "Klassen"
4. Klik bij de optie 'gedeelde inboxen' op 'activeren'

Gedeelde inboxen voor rollen

Je kunt gedeelde inboxen ook inschakelen voor rollen. Zo kun je bijvoorbeeld gebruikers die je aan de rol 'Ouderraad' hebt toegevoegd een gedeelde inbox geven. Alle ouders van de school kunnen deze inbox vervolgens selecteren wanneer ze een gesprek starten.

Gedeelde inboxen aanzetten voor rollen

1. Ga naar "Beheer"
2. Kies "Gebruikers"
3. Kies "Rollen"
4. Je vind hier een aantal standaardrollen. Kies een rol of voeg zelf een nieuwe rol toe.
5. Voeg gebruikers toe aan de rol door te klikken op "Gebruiker toevoegen"
6. Activeer de gedeelde inbox door te klikken op "Activeren"

Veelgestelde vragen over gedeelde inboxen

Als ik gedeelde inboxen aanzet, wat zien leden van de inbox dan?

Zodra iemand toegang krijgt tot een gedeelde inbox krijg hij/zij een extra inbox bij 'gesprekken'.

• In de webapp zie je je inboxen in een dropdown.
• In de mobiele app kun je wisselen door bovenin op de huidige inbox te klikken.

Als iemand namens een inbox een bericht stuurt, wat zien ontvangers dan?

Ontvangers zien de naam van de inbox als afzender, dus bijvoorbeeld "Ouderraad"

Kan ik gedeelde inboxes ook weer uitzetten?

Ja, je kunt een gedeelde inbox uitzetten. Op dat moment wordt de inbox gearchiveerd.

Dit betekent dat de inbox als deelnemer wordt verwijderd uit alle lopende gesprekken en dat deze bij nieuwe gesprekken niet meer te selecteren is als ontvanger.

Gebruikers die toegang hadden tot de inbox kunnen de historie nog bekijken door bij hun inboxen ‘gearchiveerde inboxen’ te bekijken.
Wil je de inbox later weer gaan gebruiken, dan kun je deze opnieuw activeren.

Wat gebeurt er aan het einde van het schooljaar met een gedeelde inbox van een klas?

Wanneer de klas wordt gearchiveerd wordt ook de inbox gearchiveerd. De inbox wordt dan automatisch uit alle lopende gesprekken verwijderd. Handig, want zo voorkom je dat ouders ook in het nieuwe schooljaar nog berichten sturen in gesprekken van vorig jaar.

Natuurlijk kunnen de leerkrachten bij ‘gearchiveerde inboxen’ nog wel de historie van het afgelopen jaar bekijken.

Wat gebeurt er als ik iemand toevoeg aan een rol met een gedeelde inbox?

Zodra je iemand toevoegt aan een rol waarvoor de gedeelde inbox aanstaat krijgt hij/zij direct toegang tot de volledige inbox en alle gesprekken die daar in staan. Hetzelfde geldt als je aan een klas met een gedeelde inbox een nieuwe groepseigenaar toevoegt.

Wat gebeurt er als ik iemand verwijder uit een rol met een gedeelde inbox?

Als je iemand verwijdert uit een rol met een gedeelde inbox verliest hij of zij direct de toegang tot de volledige inbox en alle gesprekken die daar in staan.