Het archiveren van een groep is in feite het bevriezen van de status op dat moment. Alle posts, media en leden worden 'bevroren': ze kunnen wel worden ingezien maar niet meer worden gewijzigd. Dit is handig bij bijvoorbeeld de jaarovergang. Ouders kunnen nog wel de informatie van vorig jaar bekijken maar er worden geen nieuwe items meer in geplaatst.  

Onderscheid tussen klassen en groepen

Bij het archiveren van groepen wordt er onderscheid gemaakt tussen klassen, waaraan administratieve groepen uit de leerlingadministratie gekoppeld zijn, en algemene groepen:

• Klassen kunnen zowel automatisch (bij de jaarovergang) als handmatig gearchiveerd worden.
• Algemene groepen kunnen alleen handmatig gearchiveerd worden.

Automatisch archiveren

Het automatisch archiveren van klassen gebeurt bij het uitvoeren van de jaarovergang

• Alle instellingen van de bestaande klas worden gekopieerd naar een lege, nieuwe klas en hieraan worden de nieuwe leerlingen toegevoegd vanaf nu is dit weer de actuele klas.
• Alle leden van de oorspronkelijke klas houden toegang tot de informatie maar kunnen geen aanpassingen doen deze 'oude' klas wordt verschoven naar het archief.
• Bij het archiveren wordt automatisch een verwijderdatum van 12 maanden meegegeven, op dat moment wordt de groep ook uit het archief verwijderd. Indien gewenst is dit door de school te wijzigen naar iedere andere datum.

Voorbeeld jaarovergang van leerlingen van Groep 2 naar Groep 3

1. Er wordt een lege kopie gemaakt van Groep 2, alle instellingen, logo, slogan etc. blijven hetzelfde.
2. Leerlingen die in het nieuwe schooljaar naar Groep 2 gaan worden in deze nieuwe groep geplaatst; zij hebben een lege tijdlijn etc.
3. De oorspronkelijke Groep 2 wordt toegevoegd aan het archief en blijft beschikbaar voor de leden. Ouders met kinderen die nu in Groep 3 zitten kunnen via het archief toch de oude informatie uit Groep 2 blijven inzien.
4. De archiefgroep blijft zichtbaar voor alle oorspronkelijke leden tot het moment dat deze definitief verwijderd wordt.

Handmatig archiveren van groepen/klassen

Om een groep/klassen handmatig te archiveren volg je de volgende stappen:

1. Ga naar 'Beheer'.
2. Ga naar 'Groepen'.
3. Klik de groep aan die je wilt archiveren
4. Klik in de groepspagina op de knop "Archiveren":
   
5. Bevestig nu dat je de groep wilt archiveren door op "Archiveren" te klikken.
   De groep wordt vervolgens opgeslagen in het archief en blijft zolang je dat wilt (standaard 12 maanden) beschikbaar voor de oorspronkelijke leden. Wil je deze periode aanpassen of deze gearchiveerde groep alsnog verwijderen, bekijk dan het archief en maak je keuze via het tandwiel:
   

Let op! als er klassen handmatig worden gearchiveerd waaraan administratieve groepen gekoppeld zijn (en dat is meestal het geval!) moeten deze opnieuw gekoppeld worden via Koppeling administratie. Dit is noodzakelijk omdat ouders/leerlingen anders geen informatie zullen ontvangen!