Importeren jaarkalender

Binnen Social Schools is het mogelijk om voor een heel jaar je kalender te importeren.
Als schoolbeheerder kan je dit doen met behulp van onze template. Kijk ook even bij de Tips & Truuks voor hoe je handig de datums aanpast in excel. 
Let op! Doe je een import voor een klas, houd dan rekening met de jaarovergang. In die jaarovergang worden de bestaande klassen gearchiveerd. Dus als je nu al items voor het komende schooljaar wilt opnemen, dat kan alleen op algemene groepen of de schoolgroep. Voor klassen kan het pas na de jaarovergang.

Agenda importeren

1. Ga naar het Dashboard.
2. Klik in het menu onderaan op 'Agenda Importeren'.
3. Download bij 'onze template' kan de template (dit is een excel bestand).
   Afbeelding: agenda importeren begin/onze template link
   
4. Vul de template als volgt:
   • Groep (als een item meerdere groepen betreft op meerdere regels opnemen: één groepnaam per regel)
   • Titel
   • Startdatum (<20-06-2019 10:54="10:54"> of bij keuze 'hele dag' <20-06-2019 00:00="00:00">)</20-06-2019></20-06-2019>
   • Einddatum (<20-06-2019 11:54="11:54"> of bij keuze 'hele dag' <20-06-2019 00:00="00:00">)</20-06-2019></20-06-2019>
   • Gehele dag (Ja, leeg veld of iets anders dan Ja = nee)
   • Locatie
   • Beschrijving
   • RSVP (Ja, leeg veld of iets anders = nee) (Of mensen hun aanwezigheid moeten/kunnen aangeven)
   • Publiceren (Ja, leeg veld of iets anders = nee) (tbv het publiceren naar Social Schools)
   Afbeelding: voorbeeld excel agenda import
   
   
   Let op! De groepsnamen zijn hoofdlettergevoelig. Als je "school" groep "School" heet, gebruik dan School als naam voor de groepen. De "Ja" voor gehele dag en RSVP zijn ook alleen "Ja" (zonder de aanhalingstekens), al het andere wordt als nee beschouwd.
5. Upload het bestand vanaf je PC/Mac met 'Bestand kiezen' en druk op 'Volgende'.
6. Je kunt nu de kolommen indelen. Als je de template gebruikt hebt, is dat al voor je gedaan. Druk op 'Volgende':
   Afbeelding: kolommen indelen
   
7. Daarna kom je op het laatste scherm 'Overzicht en voltooien'. Hier staan eventuele fouten in beeld (als bijvoorbeeld de groepsnaam niet voorkomt, omdat er een verschil is in de schrijfwijze). Pas de excel aan om eventuele fouten te herstellen en ga daarna terug naar stap 5.
8. Als het verder allemaal goed is, kan je op 'Voltooien' drukken om het af te ronden.
9. Als je bovenstaande correct hebt gedaan vertaald zich dat op de volgende wijze in Social Schools:
   Afbeelding: eindresultaat agenda import
   

Tips & Trucs

• Datum: om in excel een datum te veranderen in mm-dd-jjjj uu:mm (voor een datum met tijd) of mm-dd-jjjj (voor een datum zonder tijd) :
  1. Selecteer de kolom met datums erin.
  2. Klik op celeigenschappen.
  3. Kies getal (dit is de default/eerste tabblad in dit scherm).
  4. Kies voor "Aangepast".
  5. In het "Type" veld kan je nu plakken: mm-dd-jjjj uu:mm of mm-dd-jjjj:
     Afbeelding: celeigenschappen
     
  6. Druk op "OK".
• Let op! Voeg voor de zomertijd geen tijdstippen toe van 02:00 (begin) en 03:00 (einde). Dat is namelijk technisch dezelfde tijd...
• Groepsnamen, wees voorzichtig met groepsnamen die uitsluitend uit getallen of getallen en streepjes bestaan. Voor excel zijn dat datums. Het beste kan je die kolom forceren naar het type tekst, zie boven voor datums, maar kies dan voor de kolom dat het tekst moet zijn.
  Afbeelding: groepsnamen excel
  

Educademy voorbeeldkalender

Mocht je een alvast gevulde kalender willen downloaden, Educademy heeft deze beschikbaar gemaakt op https://www.educademy.nl/contentkalender. Scroll daar naar het kopje Effectief evenementenbeheer voor onderwijs waar je de kalender vindt. Mogelijk dat je wel nog de naam van de school groep wilt aanpassen, als deze bij jullie niet "School" heet, maar de naam van de school bevat of anderszins afwijkt van "School".