Importeren jaarkalender

Het is mogelijk om voor een heel schooljaar je kalender te importeren. Als schoolbeheerder kun je dit doen met behulp van een template.

Let op! Als je een import voor een klas doet, houd dan rekening met de jaarovergang. Bij het uitvoeren van de jaarovergang worden de bestaande klassen gearchiveerd, namelijk. Dus als je nu al items voor het volgende schooljaar wilt klaarzetten, kun je dat alleen voor de algemene groepen of de schoolgroep doen. Voor de agenda's van de klasgroepen kun je beter wachten tot na de jaarwisseling.

Agenda importeren

1. Klik op Beheer > Meer > Agenda Importeren.
2. Vervolgens moet je een Excel-bestand uploaden om de agenda klaar te zetten. Dit bestand moet voldoen aan een bepaald format. Wijk je van dat format af, worden je afspraken helaas niet geïmporteerd.
   
   Hiervoor kun je een van de volgende templates gebruiken:
   Social Schools-jaarkalender-schooljaar-2024-2025-regio-noord.xlsx
   Social Schools-jaarkalender-schooljaar-2024-2025-regio-midden.xslx
   Social Schools-jaarkalender-schooljaar-2024-2025-regio-zuid.xslx
   
   En hieronder nog een extra toelichting voor RSVP en publiceren:
   • RSVP (Ja, leeg veld of iets anders = nee) (Of mensen hun aanwezigheid moeten/kunnen aangeven)
     Afbeelding: agenda RSVP-voorbeeld.
     
     
     
   • Publiceren (Ja, leeg veld of iets anders = nee)
     Als je een koppeling of feed gebruikt, kun je de agenda-items direct naar je website publiceren.
     Afbeelding: agenda publiceren-voorbeeld.
     
     
     Let op! De groepsnamen zijn hoofdlettergevoelig. Als je "school" groep "School" heet, gebruik dan School als naam voor de groepen. De "Ja" voor gehele dag en RSVP zijn ook alleen "Ja" (zonder de aanhalingstekens), al het andere wordt als nee beschouwd.
     
     
3. Vul en/of pas je bestand aan, sla het op en voeg het bestand toe bij 'bestand kiezen'.
4. Je kunt nu de kolommen indelen. Als je het template gebruikt hebt, is dat al voor je gedaan.
5. Daarna kom je op het laatste scherm 'Overzicht en voltooien'. Hier staan eventuele fouten in beeld (als bijvoorbeeld de groepsnaam niet voorkomt). Breek de import even af, pas het Excel-bestand aan om eventuele fouten te herstellen en doorloop de stappen van voren af aan.
   Afbeelding: foutmelding agenda import
   
6. Als het verder allemaal goed is, kun je op 'Voltooien' drukken om de import af te ronden.

Opmaak Excel-bestand

• Datum: om in Excel een datum te veranderen in mm-dd-jjjj uu:mm (voor een datum met tijd) of mm-dd-jjjj (voor een datum zonder tijd):
  1. Selecteer de kolom met datums erin.
  2. Klik op celeigenschappen.
  3. Kies getal (dit is de default/eerste tabblad in dit scherm).
  4. Kies voor "Aangepast".
  5. In het "Type" veld kan je nu plakken: mm-dd-jjjj uu:mm of mm-dd-jjjj:
     Afbeelding: celeigenschappen
     
  6. Druk op "OK".
• Let op! Voeg voor de zomertijd geen tijdstippen toe van 02:00 (begin) en 03:00 (einde). Dat is namelijk technisch dezelfde tijd...
• Groepsnamen, wees voorzichtig met groepsnamen die uitsluitend uit getallen of getallen en streepjes bestaan. Voor Excel zijn dat datums. Het beste kun je die kolom forceren naar het type tekst, zie boven voor datums, maar kies dan voor de kolom dat het tekst moet zijn.
  Afbeelding: groepsnamen Excel