LAS koppeling instellen voor ParnasSys

Vooraf - De koppeling is door jullie school aangevraagd

Het aanvragen van de koppeling met ParnasSys kan op 2 manieren, namelijk: 

1. Als schoolbeheerder zelf:
   
   1. Ga naar Beheer > Meer.
   2. In het menu klik op 'Koppeling administratie'.
   3. Bij 'Koppelingen' kies je voor 'ParnasSys' en druk je op 'Activeren'.
      Afbeelding: koppelingen en activeren
      
   4. Er wordt gevraagd of je akkoord gaat met de voorwaarden:
      Afbeelding: ParnasSys voorwaarden
      
   5. Druk op 'Akkoord en koppeling aanvragen'.
2. Via onze sales collega's, bijvoorbeeld bij het opstarten van onze School App.

Stap 0 - De koppeling activeren (actie Social Schools)

Nadat de aanvraag is gedaan activeren wij de koppeling voor de school in ParnasSys zodat Social School als leverancier zichtbaar wordt op jullie school. Aansluitend sturen we een e-mailbericht met de vervolgstappen.

Stap 1 - Aanzetten van koppeling in ParnasSys (actie school)

1. Login in ParnasSys.
2. Ga naar Beheer » Koppelingen. Social Schools is daar toegevoegd als leverancier.
3. Selecteer 'Social Schools 2' en neem deze koppeling af via de button onderaan je scherm.
   Met deze instelling geef je aan dat wij gegevens voor jouw school mogen opvragen.
   Je hebt hier ook de mogelijkheid om de optie te deactiveren en zo blijf je altijd in-control over jullie gegevens.

Stap 2 - Inregelen van koppeling in Social Schools (actie school)

De volgende stap is het inregelen van de koppeling in Social Schools.

1. Ga naar Beheer > Meer.
2. In het menu klik op 'Koppeling administratie'.
3. Bij 'Koppelingen' selecteer je nu opnieuw 'ParnasSys' en druk je op 'Activeren'.
4. Een pop-up met instellingen opent:
   Afbeelding: ParnasSys Instellingen
   
   

   Synchroniseren van gegevens
   Bepaal op welke manier je wilt dat de koppeling gaat werken. Je hebt de volgende opties bij het verwerken:

   • Automatisch - Iedere nacht maken we vanaf Social Schools contact met ParnasSys en halen we de gegevens van jouw school op. Vervolgens kijken we naar de verschillen en verwerken die. Dat kan gaan om leerlingen die zijn gewijzigd, toegevoegd of verwijderd. Hetzelfde doen we voor de groepen/klassen. Als je de optie hebt aangezet voor het uitnodigen van ouders wordt deze actie ook automatisch uitgevoerd.
     Ter controle sturen we je altijd een mail met de doorgevoerde acties, maar deze kun je ook volgen door bij Koppeling administratie Koppelingen Overzicht te bekijken.
     Afbeelding: actieve ParnasSys koppeling 
     
     Indien het aantal wijzigingen te groot is, bijvoorbeeld bij de jaarovergang, worden de wijzigingen niet automatisch doorgevoerd en wordt de melding 'Actie vereist' gegeven. Dit om te voorkomen dat er zaken plaatsvinden die je (misschien nog) niet wilt laten uitvoeren.
   • Handmatig - Feitelijk dezelfde handeling als hierboven waarbij je zelf het moment van verwerken bepaalt. Hierbij hebben wij alvast het meest recente bestand voor je opgehaald (in de nacht ervoor) en klaargezet voor import. Eerst ga je naar de optie 'Nu verwerken'. Je doorloopt de stappen 1 voor 1 waarbij je bewust keuzes maakt en bij kan sturen indien je dat wenst. Je moet er dan nog wel over nadenken dat je zelf de ouders uitnodigt.
     Hiervoor ga je naar de Excel importfunctie.
     
     
   Uitnodigen van ouders/verzorgers
   Bij het nieuw toevoegen van leerlingen bestaat de mogelijkheid om de ouders/verzorgers automatisch uit te nodigen voor Social Schools. Op basis van de beschikbare e-mailadressen van de ouders/verzorgers in de leerlingadministratie (kunnen er meer dan 2 zijn als je dat heb ingeregeld!) ontvangen deze een bericht met de koppelcode van het kind.
   Let op! Na het aanzetten van de koppeling duurt het tot de volgende werkdag totdat je de gegevens kunt verwerken. Dit heeft ermee te maken dat de gegevens van jullie school alleen 's nachts opgehaald kunnen worden.
   Let op! Kijk ook gelijk de dag na de eerste keer aanzetten of de koppeling tussen klassen en administratieve groepen in orde is. Je doet dit bij beheer > meer > koppeling administratie.
   
   Leerlingen toevoegen voor inschrijfdatum
   Je kunt instellen hoeveel dagen voor de inschrijfdatum je leerlingen en hun ouders/verzorgers al wilt toevoegen in Social Schools. Voer je leerlingen bijvoorbeeld al 2 jaar voordat ze starten in in Parnassys, dan kun je met deze instellingen regelen dat deze bijvoorbeeld pas 30 dagen voor hun inschrijfdatum worden toegevoegd in Social Schools.
   
   

Tenslotte

Ons advies is om allereerst de koppeling op 'Handmatig verwerken' in te stellen, je school in te richten op basis van de gegevens uit je administratie, ouders handmatig uit te nodigen en dan pas de instelling van de koppeling te wijzigen naar 'Automatisch verwerken'. Dit geeft je namelijk de meeste controle over het proces!