Als je als school gebruikt maakt van het Leerling Administratie Systeem (LAS) ESIS kan je gebruik maken van een automatische koppeling waarbij de leerlinggegevens vanuit het LAS overgenomen worden. Als je ParnasSys gebruikt, daar hebben we ook een artikel over.
Hieronder gaan we in over wat de koppeling doet en hoe je die instelt als schoolbeheerder.

Over de koppeling

Door gebruik te maken van de koppeling met je LAS kun je een groot deel van het beheer van leerlingen in Social Schools automatiseren. Je kan de koppeling zowel op automatische als op handmatige verwerking zetten. In dat laatste geval wordt de informatie wel binnengehaald, maar nog niet verwerkt. Dat dien je dan zelf te bevestigen. 

Als de koppeling aan staat en op 'automatisch', worden de volgende zaken dagelijks (lees in de nacht) automatisch uitgevoerd: 

• Leerlingen worden bijgewerkt:
  • nieuwe leerlingen worden aangemaakt.
  • leerlingen die zijn gewijzigd worden bijgewerkt.
  • leerlingen die de school hebben verlaten worden verwijderd.
• Bij nieuwe leerlingen worden uitnodigingen verstuurd naar de e-mail adressen van ouders/verzorgers die bekend zijn in de administratie.

Let op! om deze koppeling te activeren moet je deze eerst in het LAS activeren, hier kunnen bij het LAS aanvullende kosten aan verbonden zijn.
Let op! binnen ESIS kan je meerdere koppelingen actief hebben (basis & uitgebreid). Je mag er maar 1 tegelijk van actief hebben, anders werkt de koppeling met Social Schools niet.

Stap 1 - De koppeling instellen

Volg onderstaande stappen om de koppeling in te stellen:

1. Ga naar Beheer > Meer.
2. Ga vervolgen naar 'Koppeling administratie'.
3. Kies bij 'Koppelingen' uit het LAS van jouw school.
4. Vul de verificatiecode in; je vindt deze code in je LAS.
   Let op! als je deze net aangemaakt hebt binnen ESIS, zal deze verificatiecode niet direct werken! Ga er vanuit dat je pas een dag na aanmaken de code kan gebruiken binnen Social Schools.
5. Heb je de juiste code ingevuld? Dan kun je verdergaan met (sub)stap 4 van het activeren van de koppeling hieronder.

Stap 2 - Activeren koppeling

Advies is om allereerst de koppeling op 'Handmatig verwerken' in te stellen, je school in te richten op basis van de gegevens uit je administratie, ouders handmatig uit te nodigen en dan pas de instelling van de koppeling te wijzigen naar 'Automatisch verwerken'. Dit geeft je namelijk de meeste controle over het proces! 

1. Ga naar Beheer > Meer.
2. Ga vervolgens naar 'Koppeling administratie'.
3. Selecteer Esis en kies 'Activeren'.
4. Er opent een pop-up met instellingen:
   Afbeelding: instellingen pop-up
   
5. Synchroniseren van gegevens
   Bepaal op welke manier je wilt dat de koppeling gaat werken. Je hebt de volgende opties bij het verwerken:
   • Automatisch - Iedere nacht maken we vanaf Social Schools contact met gekozen leverancier en halen we de gegevens van jouw school op. Vervolgens kijken we naar de verschillen en verwerken die. Dat kan gaan om leerlingen die zijn gewijzigd, toegevoegd of verwijderd. Hetzelfde doen we voor de groepen/klassen. Als je de optie hebt aangezet voor het uitnodigen van ouders wordt deze actie ook automatisch uitgevoerd.
     
     Ter controle sturen we je altijd een mail met de doorgevoerde acties, maar deze kun je ook volgen door bij Koppeling administratie Koppelingen Overzicht te bekijken.
     Afbeelding: koppelingen overzicht
     Let op! Indien het aantal wijzigingen te groot is, bijvoorbeeld bij de jaarovergang, worden de wijzigingen niet automatisch doorgevoerd en wordt de melding 'Actie vereist' gegeven. Dit om te voorkomen dat er handelingen plaatsvinden die je (misschien nog) niet wilt laten uitvoeren.
   • Handmatig - Feitelijk dezelfde handeling als hierboven waarbij je zelf het moment van verwerken bepaalt. Hierbij hebben wij alvast het meest recente bestand voor je opgehaald (in de nacht ervoor) en klaargezet voor import. Eerst ga je naar de optie 'Nu verwerken'. Je doorloopt de stappen 1 voor 1 waarbij je bewust keuzes maakt en bij kan sturen indien je dat wenst. Je moet er dan nog wel over nadenken dat je zelf de ouders uitnodigt.
     Hiervoor ga je naar de Excel importfunctie.
     
6. Controleer na de eerste keer importeren altijd de koppeling tussen de administratieve groepen en de klassen. Dit kan via Beheer > Meer > Koppeling Administratie > Administratieve groepen.
   Zorg dat iedere administratieve groep aan een klas gekoppeld is.
   Als je al eerder een handmatige import hebt gedaan op basis van een EDEX bestand, zal je in de meeste gevallen geen acties hoeven uit te voeren.

 Let Op! Na het aanzetten van de koppeling duurt het tot de volgende werkdag totdat je de gegevens kunt verwerken. Dit heeft ermee te maken dat de gegevens van jullie school alleen 's nachts opgehaald kunnen worden. 

Uitnodigen van ouders

Bij het nieuw toevoegen van leerlingen bestaat de mogelijkheid om de ouders automatisch uit te nodigen voor Social Schools. Op basis van de beschikbare e-mailadressen van de ouders in de leerlingenadministratie (dit kunnen er meer dan 2 zijn als je dat heb ingeregeld!) ontvangen de ouders een e-mail met de koppelcode als ouder van het kind. Alleen bij de automatische verwerking worden deze uitnodigingen automatisch verstuurd.