Veelgestelde vragen over de jaarovergang voor beheerders

Veelgestelde vragen over de jaarovergang

Wat gebeurt er met de jaarovergang/Wat is de jaarovergang?

In de jaarovergang maak je een nieuwe set klassen aan voor het nieuwe schooljaar. Zie een jaarovergang doen.
Er zijn daarbij 2 opties:
1. Als je een LAS-koppeling gebruikt (zoals met ESIS of ParnasSys) zal de meest recente versie hiervan klaar staan om deze te verwerken. Let er op dat je ook in je LAS dus de jaarovergang gedaan dient te hebben.
2. Als je geen LAS-koppeling gebruikt, moet je handmatig een EDEX (of CSV) bestand uploaden om de jaarovergang te doen.
Dit zorgt ervoor dat de leerlingen en de klassen weer klaar staan voor het nieuwe schooljaar.
Je moet aan deze nieuwe klassen dus nog wel de juiste leerkrachten hangen.
Tip! Als je nieuwe medewerkers hebt, voeg je deze het beste toe voordat je de jaarovergang doet, zie Nieuwe medewerker opvoeren.
De huidige klassen worden gearchiveerd. (Deze zijn daarna nog 1 jaar in het archief te vinden. Optioneel kan je deze vervaltermijn verlengen/verkorten of de groep helemaal uit het archief verwijderen).
Ouders/verzorgers van kinderen die de school verlaten, worden verwijderd van jullie school als dat hun laatste kind op school was. Zij hebben dus geen toegang meer, ook niet tot de gearchiveerde gegevens. Let op! het account van deze ouders wordt niet verwijderd (omdat ze misschien nog andere kinderen elders hebben of zelf medewerker zijn op een andere school).
Ouders van nieuwe leerlingen worden uitgenodigd als je een LAS-koppeling gebruikt en de instelling op 'ouders automatisch uitnodigen staat'.
- Gebruik je een EDEX of CSV bestand of staat je LAS-koppeling niet op 'automatisch uitnodigen', nodig ouders van nieuwe leerlingen dan met de hand uit, zie ouders/verzorgers van meerdere leerlingen uitnodigen).
En denk ook even aan de algemene groepen om deze te herstellen/te wijzigen: vooral als je deze op basis van de eerdere klassen gevuld had.

Welke voorbereidingen moet ik treffen voor de jaarovergang?

Zorg dat de ouders de tijd hebben gehad om foto's/bestanden e.d. te downloaden. Vooral van belang voor de ouders van de schoolverlaters. Waarschuw ze tijdig!
Voeg alvast je nieuwe leerkrachten toe aan Social Schools, zie Nieuwe medewerker opvoeren.
Heb je nieuwe klassenindeling paraat.
Doe de jaarovergang eerst in je leerlingadministratiesysteem. Gebruik je een automatische koppeling met je leerlingadministratie? Houd dan rekening met dat je pas de dag erop (op zijn vroegst, zie hieronder bij "Wanneer kan ik de jaarovergang doen?") kan beschikken over het juiste bestand.
In het geval dat je geen automatische koppeling gebruikt met je leerlingadministratiesysteem, zorg dan dat je je EDEXml (of Excel) bestand gereed hebt.
Gebruik je op jouw school het portfolio? Zorg dan dat je de portfolio's van schoolverlaters vóór de jaarovergang exporteert.
Let op! Gebruik je een google translate add-on in je browser, schakel het automatisch vertalen dan uit (in ieder geval voor *.socialschools.eu).

Wanneer kan ik de jaarovergang doen?

Afhankelijk van wat je precies gebruikt, zijn er 2 verschillende data vanaf wanneer je dat kan doen.
Let op! Doe de jaarovergang in ieder geval pas als de vakantie begonnen is; anders kun je in de laatste schoolweek/weken de huidige klassen niet meer bereiken.

Als je een LAS-koppeling hebt:
- ParnasSys: vanaf 6 juli.
- ESIS: vanaf 1 augustus.
Zonder LAS koppeling, dus met een EDEX/csv bestand: vanaf 6 juli.

Let op! Ivm andere processen die lopen (zoals dus de automatische imports), kan de jaarovergang alleen tussen 08:00 en 23:00 uur gedaan worden!
Let op! Als je ESIS gebruikt, en je ziet dat er veel meer leerlingen dan verwacht verwijderd zouden gaan worden, voer de jaarovergang in Social Schools pas een dag later uit.

Waarom kan ik de jaarovergang pas vanaf 1 augustus/6 juli doen?

Als je een LAS-koppeling gebruikt: Omdat we pas vanaf 1 augustus de nieuwe gegevens ontvangen van ESIS. Bij ParnasSys kan het vanaf 6 juli.
Als je een EDEX bestand gebruikt: Omdat er bij iedere jaarovergang kinderen de school verlaten en de ouders daardoor direct de toegang tot de schoolomgeving verliezen.

Ik gebruik een LAS-koppeling (ParnasSys of ESIS), kan ik die gewoon aan laten staan?

Dat kan zeker! Ongeacht de instellingen van je koppeling (handmatig of automatisch) zal na 1 augustus/6 juli (zie boven) de koppeling automatisch worden gepauzeerd totdat de jaarovergang is uitgevoerd. Daarna wordt de koppeling automatisch hervat.

Ik gebruik een LAS-koppeling, kan ik in mijn LAS dan al wel voor 1 augustus/6 juli een jaarovergang doen?

Dat kan! Je kunt de jaarovergang in je LAS al voorbereiden en doorvoeren. Wij krijgen pas vanaf 1 augustus/6 juli de nieuwe gegevens van je LAS.

Ik zou graag de LAS-koppeling activeren om daar gebruik van te maken voor de jaarovergang.

Dit kan en is een verstandige keuze. Houd er alleen rekening mee dat je de koppeling dan vóór 1 augustus dient te activeren! Na het verstrijken van deze datum gaat de mogelijkheid om een koppeling te activeren namelijk 'op slot' totdat je de jaarovergang hebt uitgevoerd.

Ik heb het komend jaar meer of minder klassen, hoe ga ik daar mee om?

Als je meer klassen hebt, kun je die op scherm drie ("klassenindeling") van de jaarovergang toevoegen met de knop onderaan:
Afbeelding: klas toevoegen

Er komt dan een pop-up om een nieuwe klas aan te maken:
Afbeelding: popup nieuwe klas

Heb je er minder, dan kan je een klas verwijderen met het prullenbakje erachter, de klas wordt dan in het rood gemarkeerd. Deze groepen worden verwijderd nadat je de jaarovergang uitvoert (bij stap 5):
Afbeelding: groep gemarkeerd om te verwijderen

Ik heb combinatiegroepen, hoe ga ik daarmee om in de jaarovergang?

Dit is enigszins afhankelijk van hoe de combinatiegroepen uit je Leerlingadministratiesysteem/EDEXml komen:

Als 1 administratieve groep:
Vul dan bij de kolom "administratieve groep" achter de klas alleen die enkele administratieve groep in.
Als 2 of meer administratieve groepen:
Vul dan bij de kolom "administratieve groep" alle administratieve groepen die leden van deze klas bevatten in.

Wat als ik geen jaarovergang doe? Wordt deze dan geforceerd gedaan?

Nee, dit gebeurt niet: de jaarovergang moet je echt zelf doen. Zolang je de jaarovergang niet zelf doet, blijft je omgeving op de oude jaargang/klassen draaien. Het kan wel zijn dat het betekent dat, als je dus een automatische LAS-koppeling gebruikt, dat deze geen gegevens meer overzet zodra het nieuwe schooljaar voor de LAS begonnen is.

Kan ik de jaarovergang terugdraaien?

Nee, helaas dit kan niet. Doe de jaarovergang dus pas als de vakantie begonnen is.
(Wat eventueel wel kan, is het terugplaatsen van een of meerdere klassen, zie daarvoor terughalen groep uit archief).

Kan ik alvast de jaarkalender klaarzetten/Agenda-items toevoegen?

Ja, dat kan voor de schoolgroep en de algemene groepen. Het kan niet voor de klasgroepen, omdat deze tijdens de jaarovergang vervangen worden. Zie importeren jaarkalender.

Wij zijn geen school/kennen geen klassen, hoe kan ik de jaarovergang doen?

Neem hiervoor contact op met support, wij helpen je graag verder hiermee.

Wij hebben (ook) een bestuursomgeving, hoe kan ik de jaarovergang daarvoor doen?

Neem hiervoor contact op met support, wij helpen je graag verder hiermee. Als we dit niet al gedaan hebben (meestal op of net na 1 augustus, afhankelijk van wanneer 1 augustus valt).

Ik heb een probleem met de jaarovergang:

Neem hiervoor contact op met support, beschrijf duidelijk je probleem, wij helpen je graag verder hiermee.

Waar vind ik het archief?

Ga naar "Mijn groepen". Scroll naar beneden indien je lid bent van veel groepen.
Daar zie je een kopje "Archief".
Onder dat kopje bevinden zich de voor jou toegankelijke gearchiveerde groepen.

Tips & trucs voor een soepele jaarovergang:

Bereid je goed voor (zie bovenaan bij "Welke voorbereidingen moet ik treffen voor de jaarovergang?").
Houd er rekening mee dat je alleen tussen 08:00 en 23:00 uur (MET) de jaarovergang kan doen!
Gebruik je ESIS, voer dan de jaarovergang in Social Schools pas 2 dagen na de jaarovergang in ESIS uit.
Zorg dat je de tijd hebt om de jaarovergang ongestoord te doen. Vanaf het moment dat je het bestand invoert (of kiest) tot het moment dat je op "Schooljaar activeren" drukt, heb je ongeveer 1 uur voordat je sessie verloopt. Vaak ben je met 5-15 minuten klaar. Afhankelijk van hoeveel klassen je school heeft, hoeveel veranderingen er zijn bij de groepsleerkrachten en hoeveel foto's/bestanden/berichten er in de te archiveren klassen staan.
Tip! je kan, eventueel, het toevoegen/wijzigen van de groepsleerkrachten bij scherm 3 overslaan en dat pas later doen. Zie toevoegen groepseigenaar.
Zorg dat je collega's weten dat je de jaarovergang doen, zodat ze niet er tijdens nog even een berichtje plaatsen.
Bij scherm drie, de klassenindeling, kan je pas verder zodra je alle bovenaan staande administratieve groepen opgemaakt hebt.
Domme vragen bestaan niet, vraag het rustig aan support!

Klaar voor de jaarovergang?

Ga aan de slag met de handleiding jaarovergang

Artikelen in deze sectie