De instellingen van de ParnasSys koppeling wijzigen

Heb je al een bestaande koppeling met Parnassys? 
Dan kun je de instellingen daarvan wijzigen.

1. Ga naar Beheer > Meer
2. Ga naar "Koppeling administratie"
3. Klik bij de status van de koppeling op het tandwiel:
   
4. Een popup met instellingen opent, we lichten de verschillende instellingen hieronder toe.

Beschikbare instellingen

Afbeelding: ParnasSys Instellingen

Parnassys synchronisatie instellingen
Bepaal op welke manier je wilt dat de koppeling gaat werken. Je hebt de volgende opties bij het verwerken:

• Automatisch - Iedere nacht maken we vanaf Social Schools contact met ParnasSys en halen we de gegevens van jouw school op. Vervolgens kijken we naar de verschillen en verwerken die. Dat kan gaan om leerlingen die zijn gewijzigd, toegevoegd of verwijderd. Hetzelfde doen we voor de groepen/klassen. Als je de optie hebt aangezet voor het uitnodigen van ouders wordt deze actie ook automatisch uitgevoerd.
  Ter controle sturen we je altijd een mail met de doorgevoerde acties, maar deze kun je ook volgen door bij Koppeling administratie Koppelingen Overzicht te bekijken.
  Afbeelding: actieve ParnasSys koppeling 
  
  Indien het aantal wijzigingen te groot is, bijvoorbeeld bij de jaarovergang, worden de wijzigingen niet automatisch doorgevoerd en wordt de melding 'Actie vereist' gegeven. Dit om te voorkomen dat er zaken plaatsvinden die je (misschien nog) niet wilt laten uitvoeren.
• Handmatig - Feitelijk dezelfde handeling als hierboven waarbij je zelf het moment van verwerken bepaalt. Hierbij hebben wij alvast het meest recente bestand voor je opgehaald (in de nacht ervoor) en klaargezet voor import. Eerst ga je naar de optie 'Nu verwerken'. Je doorloopt de stappen 1 voor 1 waarbij je bewust keuzes maakt en bij kan sturen indien je dat wenst. Je moet er dan nog wel over nadenken dat je zelf de ouders uitnodigt.
  Hiervoor ga je naar de Excel importfunctie.

Ouders/verzorgers uitnodigen
Bij het nieuw toevoegen van leerlingen bestaat de mogelijkheid om de ouders/verzorgers automatisch uit te nodigen voor Social Schools. Op basis van de beschikbare e-mailadressen van de ouders/verzorgers in de leerlingadministratie (kunnen er meer dan 2 zijn als je dat heb ingeregeld!) ontvangen deze een bericht met de koppelcode van het kind.

Leerlingen toevoegen voor inschrijfdatum
Je kunt instellen hoeveel dagen voor de inschrijfdatum je leerlingen en hun ouders/verzorgers al wilt toevoegen in Social Schools. Voer je leerlingen bijvoorbeeld al 2 jaar voordat ze starten in in Parnassys, dan kun je met deze instellingen regelen dat deze bijvoorbeeld pas 30 dagen voor hun inschrijfdatum worden toegevoegd in Social Schools.

Let op! Na het aanzetten van de koppeling duurt het tot de volgende werkdag totdat je de gegevens kunt verwerken. Dit heeft ermee te maken dat de gegevens van jullie school alleen 's nachts opgehaald kunnen worden.