MR/OR communicatie op school

We krijgen nog wel eens de vraag voor MR/OR gebruik van Social Schools. Hieronder zullen we uitzetten hoe je, als schoolbeheerder,  dat het beste kan doen en wat de mogelijke voor- of nadelen zijn van  bepaalde keuzes. Om het makkelijk te houden, gaan we even uit van de huidige versie van gesprekken  inclusief de gedeelde inboxen.

Lees eerst het hele artikel en besluit dan pas om een of meerdere van de gekozen oplossingen uit te voeren. 

MR/OR communicatie

Het communiceren vanuit of met MR/OR bestaat uit twee delen:

• het versturen van berichten/beginnen van gesprekken. 
• het ontvangen van gesprekken.

We zullen beiden hieronder behandelen. Het kan zijn dat het versturen voldoende is, maar als er ook ontvangen nodig is, moet er meer gedaan worden.
Daarnaast is er een keuze te maken tussen dat de OR/MR leden met hun eigen ouder- of medewerkerrol berichten versturen/gesprekken starten of dat je daar een aparte medewerkerrol (en account) voor aanmaakt. 
Omdat er nu ook gedeelde inboxen/rollen zijn, voor zowel het ontvangen als beginnen van gesprekken, is het daar in ieder geval niet meer voor nodig om een aparte medewerkerrol aan te maken.

Versturen vanuit eigen gebruikersrol

Om een groepsbericht te versturen of een gesprek te starten, heeft een MR/OR lid rechten nodig om dat te doen. 
Er zijn twee oplossingen voor het versturen van een groepsbericht of het starten van een gesprek en nog een extra oplossing maar dan alleen voor het starten van de gesprekken. Je kan dat ook combineren, door een van de eerste twee oplossingen alleen voor de groepsberichten te gebruiken en de derde, met de gedeelde inbox, alleen voor de gesprekken.

1. Schrijf/gespreksrechten op de Schoolgroep:
   Je geeft de MR/OR leden zelf individuele schrijfrechten voor de groepsberichten en (optioneel) gespreksrechten op de Schoolgroep, mbv uitzonderingen.
   Het nadeel aan deze oplossing is dat het vaak niet direct duidelijk is dat het bericht van de MR/OR afkomt: de afzender is dan namelijk de persoonsnaam zoals de gebruiker opgegeven heeft. Dit kan echter ook opgelost worden door duidelijk in de titel van het bericht/gesprek te maken dat het van de MR/OR afkomt.
   Voordeel is dat je niet een extra groep hoeft aan te maken. 
2. Een aparte groep/klas voor de MR/OR:
   Soms is het beter om een groep of klas te maken voor de communicatie vanuit de MR/OR naar de ouders toe. Hierin is het voor ouders duidelijk dat als ze een bericht ontvangen bij deze groep dat het een MR/OR bericht is.
   Op deze groep geef je de leden van de MR/OR, via uitzonderingen schrijfrecht en (optioneel) deel je rechten uit tbv het starten van gesprekken (als medewerker) of starten van gesprekken (als ouder).
   Let op! de keuze voor of het een groep of klas moet zijn maakt uit. Het is afhankelijk van wat je zou willen bij het ontvangen en wie er nog meer bereikbaar dienen te zijn, of juist niet. Lees eerst het stukje "Groep of klas" onderaan voordat je een besluit neemt!
   
3. Een "rol" met gedeelde inbox voor de MR/OR (alleen gesprekken).
   Voor de MR/OR zijn er voorgedefinieerde rollen, je vind ze via beheer > gebruikers > rollen.
   Met de bij de rol behorende gedeelde inbox kunnen de aan de rol toegevoegde MR/OR leden gesprekken starten met alle ouders/medewerkers op de school. Andersom kunnen de ouders/medewerkers die geen lid hiervan zijn, ook altijd deze gedeelde inbox bereiken. Het staat bij alle gebruikers in het overzicht bij het starten van de gesprekken.

Versturen vanuit een aparte MR/OR medewerkerrol

Hierbij maak je, als beheerder een nieuwe medewerkerrol aan. 
Om een groepsbericht te versturen of een gesprek te starten, heeft een MR/OR lid rechten nodig om dat te doen. 
Er zijn twee oplossingen voor het versturen van een groepsbericht of het starten van een gesprek en nog een extra oplossing maar dan alleen voor het starten van de gesprekken. Je kan dat ook combineren, door een van de eerste twee oplossingen alleen voor de groepsberichten te gebruiken en de derde, met de gedeelde inbox, alleen voor de gesprekken.

1. Schrijf/gespreksrechten op de Schoolgroep:
   Je geeft de MR/OR rol een individueel schrijfrecht en (optioneel) een gespreksrecht op de Schoolgroep, mbv een uitzondering.
   Voordeel is dat je niet een extra groep hoeft aan te maken. 
2. Een aparte groep/klas voor de MR/OR:
   Dit  een groep of klas te maken voor de communicatie vanuit de MR/OR naar de ouders toe. Hierin is het voor ouders duidelijk dat als ze een bericht ontvangen bij deze groep dat het een MR/OR bericht is.
   Op deze groep geef je de MR/OR rol, via uitzondering schrijfrecht en (optioneel) deel je rechten uit tbv het starten van gesprekken (als medewerker).
   Let op! de keuze voor of het een groep of klas moet zijn maakt uit. Het is afhankelijk van wat je zou willen bij het ontvangen en wie er nog meer bereikbaar dienen te zijn, of juist niet. Lees eerst het stukje "Groep of klas" onderaan voordat je een besluit neemt!
3. Een "rol" met gedeelde inbox voor de MR/OR (alleen gesprekken).
   Voor de MR/OR zijn er voorgedefinieerde rollen (de naam is wel aanpasbaar), je vind ze via beheer > gebruikers > rollen.
   Voeg hier de nieuwe medewerkerrol aan toe. Met de bij de rol behorende gedeelde inbox kunnen de aan de rol toegevoegde MR/OR leden gesprekken starten met alle ouders/medewerkers op de school. Andersom kunnen de ouders/medewerkers die geen lid hiervan zijn, ook altijd deze gedeelde inbox bereiken. Het staat bij alle gebruikers in het overzicht bij het starten van de gesprekken.

Let op! als je voor de oplossing met een nieuwe medewerkerrol kiest en de aparte groep kiest, kan het van belang zijn om op de "Schoolgroep" (de groep waar iedereen altijd in zit) de rechten voor deze nieuwe medewerkerrol te beperken met behulp van een uitzondering.

Ontvangen

Als je wilt ouders gesprekken kunnen starten met de MR/OR zijn daar nu twee oplossingen voor:

1. Met de rollen/gedeelde inboxen.
   Hierbij kan je de leden van de MR/OR op persoonlijke titel toevoegen aan de rol MR/OR. Deze zijn voorgedefinieerd (de naam is aanpasbaar), je vind ze via beheer > gebruikers > rollen. Voeg de gebruikers toe die lid zijn van de MR/OR en activeer de rol/gedeelde inbox.
   De ouders, en andere medewerkers vinden nu bij het starten van gesprekken de inbox en kunnen daarmee in één keer al de leden bereiken. Bij wisseling van de wacht verliezen de oud-leden de toegang en krijgen de nieuwe leden toegang tot de gedeelde inbox. De nieuwe leden zien daarmee ook gelijk alle eerdere communicatie binnen de gedeelde inbox. Je hoeft verder op de groepen geen rechten aan de ouders/medewerkers uit te delen.
   Dit is in gebruik de meest eenvoudige oplossing voor het ontvangen.
2. Met een aparte medewerkerrol vanuit de groep/groepen zelf.
   De aparte medewerkerrol is eigenlijk vooral om bij het schrijven van groepsberichten duidelijk te hebben van wie het afkomt. Voor het niet bereikbaar zijn van de andere medewerkers of dat de ouders niet hoeven te weten wie er in de MR/OR zitten, zijn de gedeelde inboxen ook voldoende. Bij het niet bereikbaar maken van de andere medewerkers op de school is het maken van een aparte groep of klas wel van belang. Voor het aanmaken van de medewerkerrol kijk hier hoe je dat doet.
   Je moet nog wel verder rechten voor deze gesprekken uitdelen op de diverse groepen. Zie hieronder. Optioneel kan je ook deze nieuwe medewerkerrol alleen toevoegen aan een gedeelde inbox/rol, maar dan kan je de ook gewoon alleen de gedeelde inbox gebruiken en dit verder achterwege laten.
   Let op! Deze medewerkerrol kan op diverse groepen meer rechten hebben omdat de rol van het type medewerker is. Controleer dus ook de andere groepen, met name de schoolgroep, en beperk mogelijk de rechten met behulp van de uitzonderingen.
   

   Als je met de medewerkerrol gaat werken voor het ontvangen van gesprekken, moeten er verder nog rechten uitgedeeld worden aan de ouders, om een gesprek te mogen starten.  Er zijn wederom twee oplossingen:

   1. Gespreksrechten op de schoolgroep:
      Je geeft de ouders de rechten om een gesprek te starten op de schoolgroep. Ze kunnen dan alle medewerkers, ook de MR/OR medewerkerrol bereiken.
      Het nadeel hieraan is dat de ouders altijd ook alle andere medewerkers kunnen bereiken
      Voordeel is dat je niet een extra groep hoeft aan te maken. 
   2. Een aparte groep/klas voor de MR/OR:
      Als het nodig is dat de andere medewerkers niet bereikbaar zijn, is het nodig om een groep of klas te maken voor de communicatie vanuit de MR/OR naar de ouders toe. Binnen deze groep/klas geef je dan de ouders het recht om de in de groep aanwezige medewerkers te bereiken via de gesprekken.
      De keuze voor groep/klas is belangrijk, zie onder bij "Groep of klas?" voor welke je het beste kan kiezen in jullie situatie.

Groep of klas?

Dit is alleen van belang als je een aparte MR/OR groep of klas gaat maken.
Deze keuze wordt vooral ingegeven door of het een probleem is dat de andere medewerkers die in de groep/klas MR/OR of in de schoolgroep staan ook bereikt kunnen worden. Als dat niet erg is, kan je rustig de ouders het recht om een gesprek te voeren op de School groep geven of dat op de aparte MR/OR groep doen. Als het echter wel uitmaakt (bijvoorbeeld de directeur wilt niet bereikbaar zijn langs die weg), dan is het zaak om een aparte MR/OR Klas te gebruiken ipv een algemene groep: je hebt dan namelijk de controle over welke medewerkers wel en niet in de klas zitten. Bij een algemene groep voor de MR/OR met gekoppelde klassen, ligt die controle bij de klassen en niet bij de MR/OR groep.
Eventueel zou je toch een algemene groep kunnen gebruiken, maar dat betekent dat je handmatig alle ouders aan die groep moet toevoegen, ipv gebruik te maken van een koppeling met de bestaande klassen.

Groep of klas aanmaken

Voor het aanmaken van een combinatieklas kijk in het volgende artikel. Voeg bij die combinatieklas alle bestaande administratieve groepen toe bij leden administratieve groepen van de nieuwe combinatieklas.
Voor het aanmaken van een samengestelde groep kijk in het artikel dat daar over gaat. Vergeet dan niet alle klassen toe te voegen bij het leden groepen van de nieuwe samengestelde groep.
Let op! Houd wel rekening bij het aanmaken van zo'n klas of groep dat je, ongeacht welke van de twee je kiest, je bij de jaarovergang deze opnieuw moet aanmaken of koppelen.

Uitdelen medewerkerrol

Om de MR/OR te laten ontvangen is, bij niet gebruik van de gedeelde inboxen, een nieuwe medewerkerrol nodig. Voor het versturen zelf is het niet noodzakelijk, maar kan het ook handig zijn vanwege dat het heel duidelijk maakt dat een bericht van de MR/OR afkomt.
Het toevoegen van een nieuwe medewerkerrol vind je hier.
Vergeet niet deze uit te nodigen en de rol toe te voegen aan een nieuwe MR/OR groep/klas en als je dat niet gebruikt even voldoende rechten op de schoolgroep uit te delen of deze juist te ontnemen.

Tot slot

Dit artikel is geschreven met de huidige inrichting en mogelijkheden van Social Schools. Het is te verwachten dat in de toekomst er meer mogelijkheden gaan komen en dat dit artikel of komt te vervallen of nog verder aangepast wordt.