MR/OR communicatie op school

We krijgen nog wel eens de vraag voor MR/OR gebruik van Social Schools. Hieronder zullen we uitzetten hoe je, als schoolbeheerder,  dat het beste kan doen en wat de mogelijke voor- of nadelen zijn van  bepaalde keuzes. Om het makkelijk te houden, gaan we even uit van de huidige versie van gesprekken.

Lees eerst het hele artikel en besluit dan pas om een of meerdere van de gekozen oplossingen uit te voeren. 

MR/OR communicatie

Het communiceren vanuit of met MR/OR bestaat uit twee delen:

• het versturen van berichten/beginnen van gesprekken. 
• het ontvangen van gesprekken.

We zullen beiden hieronder behandelen. Het kan zijn dat het versturen voldoende is, maar als er ook ontvangen nodig is, moet er meer gedaan worden.
Daarnaast is er een keuze te maken tussen dat de gebruikers met hun eigen rol berichten versturen/gesprekken starten of dat je daar een aparte rol (en account) voor aanmaakt. 

Versturen vanuit eigen rol

Om een groepsbericht te versturen of een gesprek te starten, heeft een MR/OR lid rechten nodig om dat te doen. 
Er zijn twee oplossingen voor het versturen van een groepsbericht of het starten van een gesprek:

1. Schrijf/gespreksrechten op de Schoolgroep:
   Je geeft de MR/OR leden zelf individuele schrijfrechten en gespreksrechten op de Schoolgroep, mbv uitzonderingen.
   Het nadeel aan deze oplossing is dat het vaak niet direct duidelijk is dat het bericht van de MR/OR afkomt: de afzender is dan namelijk de persoonsnaam zoals de gebruiker opgegeven heeft.
   Voordeel is dat je niet een extra groep hoeft aan te maken. 
2. Een aparte groep/klas voor de MR/OR:
   Beter is het om een groep of klas te maken voor de communicatie vanuit de MR/OR naar de ouders toe. Hierin is het voor ouders duidelijk dat als ze een bericht ontvangen bij deze groep dat het een MR/OR bericht is.
   Op deze groep geef je de leden van de MR/OR, via uitzonderingen schrijfrecht en je deelt rechten uit tbv het starten van gesprekken (als medewerker) of starten van gesprekken (als ouder).
   Let op! de keuze voor of het een groep of klas moet zijn maakt uit. Het is afhankelijk van wat je zou willen bij het ontvangen en wie er nog meer bereikbaar zijn. Lees eerst dat stukje voordat je een besluit neemt!
   

Versturen vanuit een aparte MR/OR medewerkerrol

Hierbij maak je, als beheerder een nieuwe medewerkerrol aan. 
Om een groepsbericht te versturen of een gesprek te starten, heeft een MR/OR lid rechten nodig om dat te doen. 
Er zijn twee oplossingen voor het versturen van een groepsbericht of het starten van een gesprek:

1. Schrijf/gespreksrechten op de Schoolgroep:
   Je geeft de MR/OR rol een individueel schrijfrecht en gespreksrecht op de Schoolgroep, mbv een uitzondering.
   Voordeel is dat je niet een extra groep hoeft aan te maken. 
2. Een aparte groep/klas voor de MR/OR:
   Dit  een groep of klas te maken voor de communicatie vanuit de MR/OR naar de ouders toe. Hierin is het voor ouders duidelijk dat als ze een bericht ontvangen bij deze groep dat het een MR/OR bericht is.
   Op deze groep geef je de MR/OR rol, via uitzondering schrijfrecht en je deelt rechten uit tbv het starten van gesprekken (als medewerker).
   Let op! de keuze voor of het een groep of klas moet zijn maakt uit. Het is afhankelijk van wat je zou willen bij het ontvangen en wie er nog meer bereikbaar zijn. Lees eerst dat stukje voordat je een besluit neemt!

Let op! als je voor de oplossing met een nieuwe medewerkerrol kiest en de aparte groep kiest, kan het van belang zijn om op de "Schoolgroep" (dwz waar iedereen altijd in zit) de rechten voor deze nieuwe medewerkerrol te beperken mbv een uitzondering.

Ontvangen

Als je wilt dat de ouders gesprekken kunnen voeren met de MR/OR is het belangrijk dat je een aparte medewerkerrol MR/OR aanmaakt. Dit is om te zorgen dat de MR/OR bereikbaar is zonder dat de ouder precies hoeft te weten wie in de MR zit of eventueel kan zijn zonder dat andere medewerkers daarmee ook bereikt kunnen worden. Dat kunnen bereiken is ook afhankelijk van de keuze tussen groep of klas of dat je de schoolgroep gebruikt. Alleen bij de klas heb je altijd de volledige controle hierover.

Let op! Deze medewerkerrol kan op diverse groepen meer rechten hebben omdat de rol van het type medewerker is. Controleer dus ook de andere groepen, met name de schoolgroep, en beperk mogelijk de rechten met behulp van de uitzonderingen.

Om dus een gesprek te voeren, moeten er daarvoor rechten uitgedeeld worden. Wederom zijn er twee oplossingen:

1. Gespreksrechten op de schoolgroep:
   Je geeft de ouders de rechten om een gesprek te starten op de schoolgroep. Ze kunnen dan alle medewerkers, ook de MR/OR medewerkerrol bereiken.
   Het nadeel hieraan is dat de ouders altijd ook alle andere medewerkers kunnen bereiken
   Voordeel is dat je niet een extra groep hoeft aan te maken. 
2. Een aparte groep/klas voor de MR/OR:
   Beter is het om een groep of klas te maken voor de communicatie vanuit de MR/OR naar de ouders toe. Binnen deze groep/klas geef je dan de ouders het recht om de aanwezige medewerkers te bereiken via de gesprekken.
   De keuze voor groep/klas is belangrijk, zie onder bij "Groep of klas?" voor welke je het beste kan kiezen in jullie situatie.
   
   

Groep of klas?

Deze keuze wordt vooral ingegeven door of het een probleem is dat de andere medewerkers die in de groep/klas MR/OR of in de schoolgroep staan ook bereikt kunnen worden. Als dat niet erg is, kan je rustig de ouders het recht om een gesprek te voeren op de School groep geven of dat op de aparte MR/OR groep doen. Als het echter wel uitmaakt (bijvoorbeeld de directeur wilt niet bereikbaar zijn langs die weg), dan is het zaak om een aparte MR/OR Klas te gebruiken ipv een algemene groep: je hebt dan namelijk de controle over welke medewerkers wel en niet in de klas zitten. Bij een algemene groep voor de MR/OR met gekoppelde klassen, ligt die controle bij de klassen en niet bij de MR/OR groep.
Eventueel zou je toch een algemene groep kunnen gebruiken, maar dat betekent dat je handmatig alle ouders aan die groep moet toevoegen, ipv gebruik te maken van een koppeling met de bestaande klassen.

Groep of klas aanmaken

Voor het aanmaken van een combinatieklas kijk in het volgende artikel. Voeg bij die combinatieklas alle bestaande administratieve groepen toe bij leden administratieve groepen van de nieuwe combinatieklas.
Voor het aanmaken van een samengestelde groep kijk in het artikel dat daar over gaat. Vergeet dan niet alle klassen toe te voegen bij leden groepen van de nieuwe samengestelde groep.

Uitdelen medewerkerrol

Om de MR/OR te laten ontvangen is een nieuwe medewerkerrol nodig. Voor het versturen zelf is het niet noodzakelijk, maar kan het ook handig zijn vanwege dat het heel duidelijk maakt dat een bericht van de MR/OR afkomt.
Het toevoegen van een nieuwe medewerkerrol vind je hier.
Vergeet niet deze uit te nodigen en de rol toe te voegen aan een nieuwe MR/OR groep/klas en als je dat niet gebruikt even voldoende rechten op de schoolgroep uit te delen of deze juist te ontnemen.

Tot slot

Dit artikel is geschreven met de huidige inrichting en mogelijkheden van Social Schools. Het is te verwachten dat in de toekomst er wel meer mogelijkheden gaan komen en dat dit artikel komt te vervallen.